OBE & OBT: Welches Buchungssystem passt zu Ihrem Unternehmen?

OBE steht für Online Booking Engine, OBT für Online Booking Tool. Beide Begriffe werden im Travel Management häufig synonym verwendet.

Gemeint ist eine digitale Plattform, über die Mitarbeitende ihre Geschäftsreisen selbstständig suchen, vergleichen und buchen können – beispielsweise Flüge, Hotels, Bahnreisen oder Mietwagen.

Anders als bei klassischen Reiseportalen können Unternehmen dabei ihre eigenen Reiserichtlinien, Genehmigungsprozesse und Buchungsvorgaben integrieren.

Eine OBE ist somit weit mehr als eine reine Buchungsmaske: Sie verbindet Geschäftsreisebuchungen mit den Anforderungen des Unternehmens.

Wie funktioniert ein Online Booking Tool?

Der Buchungsprozess ist für Reisende meist unkompliziert.

Mitarbeitende melden sich im Buchungssystem an, suchen eine passende Reiseverbindung und wählen aus den verfügbaren Angeboten.

Im Hintergrund kann das System auf unterschiedliche Quellen zugreifen, beispielsweise Global Distribution Systems (GDS), direkte Anbieteranbindungen oder NDC-Schnittstellen.

Je nach Konfiguration prüft die Plattform automatisch, ob die gewählte Reise den Unternehmensrichtlinien entspricht. Auch Genehmigungen, Zahlungsarten und die Weitergabe von Buchungsdaten an nachgelagerte Systeme können integriert werden.

Das Ergebnis: Einheitliche Buchungsprozesse, weniger manueller Aufwand und mehr Transparenz über das Reiseverhalten und die entstehenden Kosten.

Welche Buchungssysteme gibt es?

Der Markt bietet zahlreiche Lösungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

Zu den bekannten Plattformen gehören beispielsweise:

• SAP Concur Travel: Eine international etablierte Lösung, insbesondere im Zusammenspiel mit Reisekostenabrechnung und unternehmensweiten Travel-&-Expense-Prozessen.
• Amadeus Cytric: Eine Geschäftsreiseplattform mit umfangreichen Möglichkeiten für Buchungsprozesse, Richtlinien und die Integration in bestehende Unternehmenssysteme.
• Egencia: Eine integrierte Geschäftsreiselösung, die Online-Buchung, Reisebüroservice und Travel-Management-Funktionen verbindet.
• Atlatos: Eine Plattform für die digitale Organisation von Geschäftsreisen mit Buchungs-, Genehmigungs- und Verwaltungsfunktionen.
• onesto: Eine etablierte Buchungslösung für Geschäftsreisen mit Funktionen zur Abbildung von Reiserichtlinien und Unternehmensprozessen.
  
  

Wichtig ist: Nicht alle genannten Lösungen verfolgen dasselbe Geschäftsmodell. Während manche Anbieter vor allem Buchungstechnologie bereitstellen, kombinieren andere diese mit Reisebüro- und Serviceleistungen.

Muss es immer die umfangreichste Lösung sein?

Warum einen Porsche bezahlen, wenn ein Golf Ihre Anforderungen vollständig erfüllt?

Diese Frage lässt sich auch auf Buchungstechnologien übertragen.

Ein internationaler Konzern mit zahlreichen Gesellschaften, komplexen Genehmigungsprozessen und globalen Schnittstellen benötigt möglicherweise eine andere Systemlandschaft als ein mittelständisches Unternehmen mit überschaubarem Reisevolumen.

Umfangreiche Plattformen können viele Funktionen bieten. Diese verursachen jedoch unter Umständen höhere Lizenz-, Implementierungs- und Betriebskosten. Wenn ein Unternehmen nur einen Teil dieser Funktionen tatsächlich benötigt, kann eine einfachere Lösung die wirtschaftlich bessere Entscheidung sein.

Entscheidend ist nicht, was ein System alles kann – sondern was Ihr Unternehmen wirklich braucht.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es leistungsfähige Lösungen, die professionelle Geschäftsreisebuchungen ermöglichen, ohne unnötige technische Komplexität aufzubauen.

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl achten?

Neben den reinen Lizenzkosten spielen weitere Faktoren eine wichtige Rolle:

• Funktionsumfang: Welche Reisearten, Länder und Buchungsprozesse müssen abgedeckt werden?
• Benutzerfreundlichkeit: Wie einfach können Mitarbeitende ihre Reisen selbstständig buchen?
• Gesamtkosten: Welche Kosten entstehen für Lizenzen, Implementierung, Service und laufenden Betrieb?
• Anbieteranbindungen: Welche Airlines, Hotels, Bahn- und Mietwagenangebote sind tatsächlich verfügbar?
• Integration: Wie gut passt die Lösung zu bestehenden HR-, Zahlungs- und Reisekostensystemen?
• Skalierbarkeit: Kann das System mit dem Unternehmen und seinen Anforderungen wachsen?

Auch die Qualität des angeschlossenen Reisebüroservices und die Möglichkeiten bei Umbuchungen oder Störungen sollten berücksichtigt werden.

Wie unterstützt Onyx bei der OBE-Auswahl?

Die Auswahl eines Buchungssystems ist keine reine Technologieentscheidung. Sie beeinflusst Kosten, Prozesse, Nutzerzufriedenheit und die zukünftige Steuerung des gesamten Reiseprogramms.

Onyx kennt die unterschiedlichen Plattformen und Geschäftsmodelle aus der Travel-Management-Praxis.

Als 100 % anbieterunabhängige Unternehmensberatung analysieren wir die tatsächlichen Anforderungen, vergleichen geeignete Lösungen und begleiten Unternehmen bei Bedarf von der Auswahl bis zur Implementierung.

Dabei empfehlen wir nicht automatisch das bekannteste oder umfangreichste System, sondern die Lösung, die funktional und wirtschaftlich am besten zum jeweiligen Unternehmen passt.

Fazit

Online Booking Tools sind ein zentraler Bestandteil eines modernen Travel Managements. Sie vereinfachen Geschäftsreisebuchungen, unterstützen die Einhaltung von Reiserichtlinien und schaffen Transparenz.

Doch zwischen den verschiedenen Plattformen bestehen erhebliche Unterschiede bei Funktionen, Kosten, Integration und Service.

Die beste OBE ist nicht die mit den meisten Funktionen. Sondern die, die Ihre Anforderungen zuverlässig erfüllt – ohne dass Sie für unnötige Komplexität bezahlen.