A1-Bescheinigung bei Geschäftsreisen: Was gilt und was ändert sich ab 2026?

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist ein offizieller Nachweis darüber, welchem nationalen Sozialversicherungssystem eine Person unterliegt, wenn sie vorübergehend in einem anderen europäischen Staat arbeitet.

Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin eines deutschen Unternehmens reist zu einem Kundentermin nach Frankreich. Die A1-Bescheinigung dokumentiert, dass für sie weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht gilt, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.

Damit soll verhindert werden, dass für dieselbe Tätigkeit Sozialversicherungsbeiträge in mehreren Ländern gezahlt werden müssen. Die A1-Regelungen betreffen insbesondere berufliche Tätigkeiten innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums und der Schweiz. Auch für das Vereinigte Königreich bestehen entsprechende Nachweisregelungen.

Warum ist die A1-Bescheinigung für Geschäftsreisen wichtig?

Viele Unternehmen verbinden die A1-Bescheinigung ausschließlich mit längeren Auslandsentsendungen. Tatsächlich ist sie nach der bisherigen Rechtslage grundsätzlich auch bei kurzen beruflichen Aufenthalten relevant.

Dazu können beispielsweise Kundenbesuche, interne Meetings, Schulungen oder Konferenzen gehören – selbst wenn der Aufenthalt nur einen Tag dauert.

Für Unternehmen bedeutet das zusätzlichen administrativen Aufwand: Reisen müssen rechtzeitig erkannt, die erforderlichen Informationen erfasst und Bescheinigungen beantragt werden.

Gerade bei häufigen internationalen Geschäftsreisen kann dies zu einer erheblichen Belastung für HR, Travel Management und die Reisenden selbst werden.

Was hat die EU im September 2026 beschlossen?

Am 28. September 2026 hat der Rat der Europäischen Union einer Reform der europäischen Sozialversicherungsregeln zugestimmt. Eine zentrale Neuerung betrifft die A1-Bescheinigung: Bestimmte Geschäftsreisen sollen künftig von der Pflicht zur vorherigen Beantragung ausgenommen werden.

Die Reform unterscheidet dabei insbesondere zwischen zwei Situationen.

1. Geschäftsreisen ohne operative Leistungserbringung

Für bestimmte klassische Geschäftsreisen soll die vorherige A1-Beantragung künftig entfallen.

Dazu zählen beispielsweise:

• Geschäftliche Besprechungen und Kundentermine
• Konferenzen und Seminare
• Schulungen und Fortbildungen
• Bestimmte wissenschaftliche oder geschäftliche Veranstaltungen

Entscheidend ist die tatsächliche Tätigkeit während des Aufenthalts. Werden vor Ort Dienstleistungen erbracht oder Waren geliefert, kann die Reise anders einzuordnen sein.

2. Kurzfristige berufliche Tätigkeiten

Auch für bestimmte Arbeitseinsätze von höchstens drei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen sind Erleichterungen vorgesehen. Diese Ausnahme ist jedoch an Bedingungen geknüpft. Insbesondere für Tätigkeiten im Baugewerbe gelten Sonderregelungen.

Wichtig: Die Drei-Tages-Grenze ist nicht pauschal mit jeder klassischen Geschäftsreise gleichzusetzen. Beide Ausnahmeregelungen müssen getrennt betrachtet werden.

Ab wann gelten die neuen Vorschriften?

Hier liegt der wichtigste Punkt für Unternehmen: Die Reform ist beschlossen, die neuen A1-Erleichterungen sind aber noch nicht anwendbar. Die neuen Regelungen zur vorherigen Beantragung sollen grundsätzlich erst 24 Monate nach Inkrafttreten der Änderungsverordnung angewendet werden. Damit ist nach aktuellem Stand frühestens im Jahr 2028 mit der praktischen Anwendung zu rechnen. Der genaue Termin hängt von der Veröffentlichung und dem Inkrafttreten der Verordnung ab.

Bis dahin gelten die bisherigen Anforderungen weiter.

Unternehmen sollten deshalb nicht bereits heute auf A1-Anträge verzichten, nur weil eine Geschäftsreise beispielsweise lediglich einen Kundentermin oder eine Konferenz umfasst.

Wie wird eine A1-Bescheinigung beantragt?

In Deutschland erfolgt die Beantragung inzwischen elektronisch.

Arbeitgeber können dafür beispielsweise ein entsprechend zugelassenes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal verwenden. Je nach Versicherungsstatus und Beschäftigungssituation ist die zuständige Stelle unterschiedlich. Bei gesetzlich versicherten Beschäftigten ist dies häufig die Krankenkasse. Die Bescheinigung wird nach Prüfung der Voraussetzungen elektronisch bereitgestellt.

Was bedeutet die Reform für Unternehmen?

Die neuen Regelungen können den Verwaltungsaufwand bei internationalen Geschäftsreisen künftig deutlich reduzieren.

Gleichzeitig wird die korrekte Unterscheidung zwischen einer klassischen Geschäftsreise und einer operativen Tätigkeit im Ausland wichtiger.

Für Unternehmen sind deshalb insbesondere folgende Punkte relevant:

• Reisezweck dokumentieren: Ein Kundengespräch kann anders zu bewerten sein als eine technische Installation oder ein Serviceeinsatz.
• Bestehende Prozesse beibehalten: Bis die neuen Regeln anwendbar sind, müssen erforderliche A1-Bescheinigungen weiterhin beantragt werden.
• Verantwortlichkeiten klären: HR, Travel Management und gegebenenfalls Payroll sollten wissen, wer für die Prüfung und Beantragung zuständig ist.
• Weitere Pflichten berücksichtigen: Eine Ausnahme von der A1-Vorabbeantragung bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche arbeitsrechtlichen Meldepflichten oder sonstigen Anforderungen im Zielland entfallen.
• Änderungen verfolgen: Vor einer Anpassung interner Richtlinien sollte feststehen, wann die neuen Vorschriften tatsächlich gelten und wie sie praktisch umgesetzt werden.
  
  

Fazit: Weniger Bürokratie – aber noch nicht sofort

Die EU-Reform ist ein wichtiger Schritt zur Vereinfachung grenzüberschreitender Geschäftsreisen.

Insbesondere Unternehmen mit regelmäßigen internationalen Meetings, Schulungen und kurzen Auslandseinsätzen könnten künftig von weniger administrativem Aufwand profitieren.

Bis zur tatsächlichen Anwendung der neuen Vorschriften bleibt jedoch alles beim bisherigen Verfahren.

Für Travel-Verantwortliche gilt deshalb: Die neuen Regeln kennen, bestehende Pflichten weiterhin beachten und die internen Prozesse rechtzeitig auf die kommenden Änderungen vorbereiten.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine verbindliche, rechtliche oder sozialversicherungsrechtliche Beratung dar. Maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen und die Informationen der zuständigen Behörden.